Allgemeine Leistungsbedingungen (ALB)

§1 Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen

1.1 Diese Allgemeinen Leistungsbedingungen (ALB) finden auf alle Verträge zwischen dem Verwender („Auftragnehmerin“) und dem Kunden („Auftraggeber“) Anwendung. Sie gelten auch für alle zukünftigen Lieferungen, Leistungen oder Angebote an den Auftraggeber, selbst wenn sie nicht nochmals gesondert vereinbart werden.

1.2 „Kandidat“ ist jede von der Auftragnehmerin identifizierte, kontaktierte oder präsentierte Person für eine Festanstellung oder ein sonstiges Beschäftigungs- bzw. Dienstverhältnis beim Auftraggeber.

1.3 „Vorstellung/Präsentation“ bezeichnet jede Übermittlung eines (auch anonymisierten) Profils, die Identifizierung/Benennung, die Terminierung von Interviews oder sonstige Maßnahmen, die dem Auftraggeber die Kontaktaufnahme/Entscheidung über den Kandidaten ermöglichen.

1.4 „Abschluss eines Beschäftigungs-/Arbeitsvertrags“ bedeutet jede Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Kandidat, durch die der Kandidat zur Erbringung persönlicher Arbeitsleistung oder einer arbeitsähnlichen Tätigkeit für den Auftraggeber verpflichtet wird und der Auftraggeber im Gegenzug zur Zahlung einer Vergütung verpflichtet ist, unabhängig davon, ob der Vertrag als Arbeitsvertrag, Dienstvertrag, freier Mitarbeitvertrag, Interim-Mandat oder in sonstiger Bezeichnung ausgestaltet ist, in welcher Form der Vertrag geschlossen wird (schriftlich, elektronisch, in Textform oder mündlich), ob der Vertrag unmittelbar mit dem Auftraggeber oder mit einem mit diesem im Sinne der §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen geschlossen wird. Der Vertrag gilt als abgeschlossen, sobald zwischen Auftraggeber (oder einem verbundenen Unternehmen) und Kandidat Einigkeit über die wesentlichen Vertragsbedingungen (insbesondere Art der Tätigkeit/Funktion, Vergütung, Beginn der Tätigkeit) erzielt ist.

1.5 „Bruttojahresvergütung“ beschreibt das zwischen Auftraggeber und Kandidat vereinbarte Zieljahresgesamtgehalt inkl. fixer und variabler Bestandteile, Boni, Zuschläge sowie sonstiger geldwerter Vorteile; bei variablen Anteilen ist die realistische Zielvergütung maßgeblich. Erhält der Kandidat einen Firmenwagen, wird dieser als geldwerter Vorteil mit einem pauschalen Jahreswert von 9.000 EUR in die Bruttojahresvergütung einbezogen; dieser Betrag wird zusätzlich der Grundlage für die Berechnung des Honorars zugerechnet.

1.6 „Verbundenes Unternehmen“ umfasst Unternehmen i.S.d. §§ 15 ff. AktG sowie sonst rechtlich oder wirtschaftlich verbundene Unternehmen.

1.7 Es gelten ausschließlich die ALB der Auftragnehmerin. Geschäftsbedingungen bzw. abweichende Bedingungen des Auftraggebers finden keine Anwendung und werden nicht Vertragsbestandteil. Dies gilt auch dann, wenn die Auftragnehmerin in Kenntnis abweichender Bedingungen Leistungen erbringt, Zahlungen annimmt, oder der Auftraggeber in seiner Bestellung bzw. Bestätigung auf eigene Bedingungen verweist – hierin liegt keine Zustimmung zu fremden Bedingungen, ihrer Geltung wird hiermit insgesamt widersprochen.

1.8 Die Auftragnehmerin ist berechtigt, diese ALB aus sachlichen Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, insbesondere bei Gesetzes- oder Rechtsprechungsänderungen, behördlichen Vorgaben, Sicherheits- oder Funktionsanforderungen. Änderungen werden dem Auftraggeber spätestens vier Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform unter Beifügung einer Alt-Neu-Gegenüberstellung mitgeteilt. Widerspricht der Auftraggeber den Änderungen nicht innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten sie als angenommen; hierauf wird in der Änderungsmitteilung besonders hingewiesen. Schweigen gilt nur hinsichtlich Nebenregelungen als Zustimmung, Hauptleistungspflichten (Leistungsinhalt und Vergütung) bleiben unberührt. Bei Widerspruch des Auftraggebers wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt.

1.9 Individualabreden haben Vorrang. Individualabreden, Änderungen und Ergänzungen dieser ALB bedürfen der Textform.

§2 Leistungsgegenstand

2.1 Die Auftragnehmerin erbringt 360°-Recruiting-Dienstleistungen, insbesondere:

• Aufnahmegespräch und Beratung,
• Anwerbeaktivitäten (Anzeigen, interne/externe Kanäle),
• Auswahl/Interview (Long-/Shortlist),
• Kandidatenvorstellung,
• Gesprächskoordination/ -abwicklung und Betreuung der Einstellung,
• Vertragsverhandlungen,
• Beurteilung,
• Nachbetreuung.

2.2 Der Auftraggeber führt den Auswahlprozess eigenständig. Die Auftragnehmerin koordiniert Termine und bleibt zentrale Ansprechpartnerin im Prozess.

2.3 Die Auftragnehmerin ist berechtigt, die Firmierung und das Logo des Auftraggebers zur Durchführung der vereinbarten Vermittlungsleistungen (insbesondere in Stellenanzeigen und Kandidatenansprachen) zu nutzen.

2.4 Der Auftraggeber räumt der Auftragnehmerin das Recht ein, seinen Firmennamen und sein Firmenlogo zu Referenzzwecken (insbesondere auf der Website, in Präsentationen und sonstigen Eigenwerbematerialien der Auftragnehmerin) zu nutzen. Der Auftraggeber kann diese Einwilligung zur werblichen Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in Textform widerrufen. Unberührt bleibt das Recht der Auftragnehmerin, Firmennamen und Logo des Auftraggebers zur Durchführung der vereinbarten Vermittlungsleistungen zu verwenden.

§3 Vertragsschluss und Rangfolge

3.1 Der Vertragsschluss kann in Textform, in Schriftform oder fernmündlich erfolgen. Der Vertragsschluss erfolgt regelmäßig durch die Übersendung des Angebotes via E-Mail und der Bestätigung durch den Auftraggeber in der gleichen Form.

3.2 Widersprechen sich die Vertragsinhalte, so gilt folgende Reihenfolge:

1. Individualvereinbarungen (bedürfen der Textform),
2. Angebot,
3. diese ALB.

§4 Mitwirkungspflichten

4.1 Der Auftraggeber informiert die Auftragnehmerin fortlaufend über Prozessschritte und -ergebnisse, insbesondere zu Interviews, Folgegerächen, Vertragsangeboten und Vertragsabschluss.

4.2 Der Auftraggeber teilt der Auftragnehmerin unverzüglich – spätestens binnen 5 Werktagen nach Vertragsschluss – alle für die Honorarberechnung erforderlichen Informationen mit, insbesondere Vertragsschluss, Gehalt, Startdatum, Vertragsdetails, und übermittelt nach Aufforderung Nachweise/Vertragsauszüge bzw. den Arbeitsvertrag.

4.3 Der Auftraggeber nutzt erhaltene Kandidateninformationen ausschließlich zur Beurteilung des Kandidaten für die jeweils kommunizierte Position.

§5 Kommunikation und Prozesskontrolle

5.1 Die Terminierung von Interviews erfolgt über die Auftragnehmerin. Der Auftraggeber informiert über alle direkten Kontakte mit dem Kandidaten und hält die Auftragnehmerin in CC oder teilt wesentliche Inhalte unverzüglich mit; ein „Aus-dem-Prozess-Drängen“ der Auftragnehmerin ist unzulässig.

§6 Vergütung und Fälligkeit

6.1 Die Vergütung der Auftragnehmerin folgt dem Erfolgsprinzip: Das Honorar entsteht ausschließlich bei Abschluss eines Beschäftigungs-/Arbeitsvertrags zwischen Auftraggeber und Kandidat. Eine Direkteinstellung gilt als Vermittlung und löst die Fälligkeit der Vermittlungsprovision aus.

6.2 Ungeachtet von Ziffer 6.1 schuldet der Auftraggeber dem Auftragnehmer jedoch eine pauschale Aufwandsentschädigung („Cancellation Fee“), wenn der Auftraggeber nach Zustandekommen des Vermittlungsvertrages den erteilten Vermittlungsauftrag oder die zu besetzende Stelle ganz oder teilweise zurückzieht, das zuvor abgestimmte Stellen- bzw. Anforderungsprofil wesentlich ändert, sodass die bisherigen Such- und Auswahlleistungen des Auftragnehmers ganz überwiegend wertlos werden, oder die zu besetzende Stelle mit einem bereits beim Auftraggeber angestellten internen Kandidaten besetzt. Die Cancellation Fee beträgt 50 % des in Ziffer 6.3 vorgesehenen Mindesthonorars. Der Auftragnehmer weist darauf hin, dass ihm im Zeitpunkt des Eintritts einer der hier genannten Fälle bereits ein erheblicher Aufwand entstanden ist (insbesondere für Beratung, Profilaufnahme, Markt- und Kandidatenrecherche, Ansprache und Vorauswahl). Dem Auftraggeber bleibt der Nachweis gestattet, dass im Einzelfall ein wesentlich geringerer oder gar kein Schaden entstanden ist; dem Auftragnehmer bleibt der Nachweis eines höheren Aufwands vorbehalten.

6.3 Das Honorar errechnet sich nach Maßgabe einer prozentual-anteiligen Staffelung, abhängig von der Bruttojahresvergütung, mindestens jedoch 17.500 € netto:

6.4 Bei variablen Vergütungsbestandteilen des Kandidaten gilt für die Berechnung der Vermittlungsprovision die vertraglich vereinbarte Zielgesamtvergütung des Kandidaten. Zur Zielgesamtvergütung zählen insbesondere das fixe Jahresbruttogehalt sowie sämtliche variablen, leistungsbezogenen, erfolgsabhängigen oder sonstigen geldwerten Vergütungsbestandteile, insbesondere Bonuszahlungen, Provisionen, Tantiemen, Zielvereinbarungszahlungen, Incentive-Modelle, ein etwaiges dreizehntes Monatsgehalt, Urlaubsgeld, Urlaubszuschläge, Sign-on-Boni, Retention-Boni, Equity- oder Beteiligungsprogramme, virtuelle Beteiligungen, Aktienoptionen, Dienstwagen zur privaten Nutzung, Sachbezüge und sonstige geldwerte Vorteile. Soweit einzelne Vergütungsbestandteile bei Vertragsschluss noch nicht abschließend beziffert sind, ist die Auftragnehmerin berechtigt, die Zielgesamtvergütung nach billigem Ermessen (§ 315 BGB) auf Grundlage der Funktion, Position, Branche, Seniorität und marktüblichen Vergütungsstruktur zu schätzen. Erlangt die Auftragnehmerin oder der Auftraggeber nachträglich Kenntnis von der tatsächlichen Zielgesamtvergütung, wird die Berechnungsgrundlage entsprechend angepasst.

6.5 Die Fälligkeit des Honorars tritt mit Abschluss des Vertrags zwischen Auftraggeber und Kandidat ein. Die Rechnungszahlung hat durch den Auftraggeber innerhalb von 14 Tagen ab Zugang der Rechnung zu erfolgen.

6.6 Bleibt eine Zahlung innerhalb dieser Frist aus, so gerät der Auftraggeber in Verzug.

6.7 Alle Beträge verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

6.8 Der Honoraranspruch ist unabhängig von der Vertragsdauer, Probezeiten oder der konkreten Ausgestaltung der Tätigkeit. Maßgeblich ist der Vertragsschluss zwischen Auftraggeber und Kandidat als Erfolgsauslöser.

6.9 Der Honoraranspruch entfällt nicht allein deshalb, weil dem Auftraggeber der Kandidat bereits bekannt war oder bereits vor der Vorstellung durch die Auftragnehmerin Kontakt zwischen Auftraggeber und Kandidat bestand. Maßgeblich ist, ob die Tätigkeit der Auftragnehmerin zumindest mitursächlich für den späteren Abschluss eines Beschäftigungs-/Arbeitsvertrags oder einer sonstigen Zusammenarbeit war. Der Auftraggeber ist verpflichtet, eine bereits bestehende Kenntnis des Kandidaten unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von fünf Werktagen nach Übersendung bzw. Vorstellung des Kandidatenprofils, in Textform mitzuteilen.

§7 Schutzfrist

7.1 Wird der Kandidat während einer Schutzfrist von zwölf Monaten ab der letzten Präsentation bzw. Vorstellung durch den Auftraggeber oder ein mit ihm verbundenes Unternehmen eingestellt oder anderweitig (auch freiberuflich/werkvertraglich/teilzeit-/werkstudentisch/praktikumsweise) beschäftigt, entsteht der Honoraranspruch der Auftragnehmerin.

7.2 Erfolgt eine Einstellung bzw. Beschäftigung innerhalb der Schutzfrist, wird widerlegbar vermutet, dass die Tätigkeit der Auftragnehmerin kausal war. Dem Auftraggeber bleibt der Nachweis offen, dass der Vertragsschluss ausschließlich ohne kausalen Beitrag der Auftragnehmerin erfolgte.

7.3 Erfasst sind auch Einstellungen auf anderer Position/Stellenbezeichnung sowie bei verbundenen Unternehmen i.S.d. §§ 15 ff. AktG bzw. wirtschaftlich verbundenen Unternehmen.

7.4 Eine Absage oder der Abbruch des Verfahrens lässt den Schutz nicht entfallen, sofern es innerhalb der Schutzfrist zum Abschluss kommt.

7.5 Die Schutzfrist beginnt mit dem jeweils letzten der folgenden Ereignisse:

1. Übersendung eines (auch anonymisierten) Profils,
2. Vereinbarung/Abwicklung eines Interviews,
3. sonstige schriftliche Benennung/Identifizierung des Kandidaten gegenüber dem Auftraggeber; der Beginn ist in Textform dokumentiert.

7.6 Der Honoraranspruch entfällt nicht dadurch, dass sich der Kandidat zu einem späteren Zeitpunkt eigeninitiativ oder über andere Kanäle erneut beim Auftraggeber bewirbt, vom Auftraggeber kontaktiert wird oder über Dritte erneut in den Auswahlprozess gelangt, sofern die ursprüngliche Vorstellung/Präsentation oder sonstige Tätigkeit der Auftragnehmerin zumindest mitursächlich für den späteren Vertragsschluss oder die spätere Beschäftigung war.

§8 Vertragsstrafe

8.1 Verletzt der Auftraggeber vorsätzlich oder grob fahrlässig seine Informationspflichten nach §§ 4–5 dieser ALB, insbesondere unterlässt er die unverzügliche Mitteilung eines Vertragsabschlusses mit dem Kandidaten, oder umgeht er den Schutz nach § 7 bewusst, so hat er eine Vertragsstrafe in Höhe von 50 % des Nettohonorars, mindestens jedoch 9.750 € und höchstens 42.500,50 € zu zahlen. Die Geltendmachung des vertraglichen Vergütungsanspruchs (Vermittlungshonorar) bleibt hiervon unberührt. Die Geltendmachung eines weitergehenden Schadens bleibt vorbehalten; die Vertragsstrafe wird hierauf angerechnet.

8.2 Die Vertragsstrafe unterliegt der richterlichen Mäßigung (§ 343 BGB). Die Klausel bezweckt die Sicherung transparenter Prozesskommunikation und die Durchsetzbarkeit legitimer Vergütungsansprüche. Sie sichert die Mitteilungspflichten des Auftraggebers und dient der Umgehungsprävention und wahrt somit das Äquivalenzinteresse zum geschuldeten Honorar.

8.3 Im Falle der Geltendmachung einer Herabsetzung nach § 343 BGB trägt der Auftraggeber die Darlegungs- und Beweislast für alle Umstände, die eine Unverhältnismäßigkeit der Vertragsstrafe begründen, einschließlich des Grades seines Verschuldens.

§9 Laufzeit und Kündigung

9.1 Der Rahmenvertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von jeder Partei mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende in Textform gekündigt werden. Bereits begonnene Projekte bleiben unberührt. § 7 dieser ALB gilt unabhängig von der Beendigung fort.

9.2 Im Übrigen endet der Vertrag bei Erreichung des Vertragszwecks.

9.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§10 Haftung

10.1 Die Auftragnehmerin haftet bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit unbeschränkt. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet sie nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten); in diesen Fällen ist die Haftung begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden. Kardinalpflichten bezeichnen Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber vertrauen darf. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.

10.2 Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie bei Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz.

10.3 Die Auftragnehmerin übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der von Kandidaten bereitgestellten Angaben, Unterlagen, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Referenzen oder sonstigen Informationen. Eine eigenständige Überprüfung dieser Angaben schuldet die Auftragnehmerin nur, soweit dies ausdrücklich in Textform vereinbart wurde.

10.4 Die finale Prüfung der fachlichen und persönlichen Eignung des Kandidaten sowie sämtlicher arbeitsrechtlicher, sozialversicherungsrechtlicher, steuerlicher, berufsrechtlicher und aufenthaltsrechtlicher Voraussetzungen obliegt ausschließlich dem Auftraggeber.

10.5 Die Auftragnehmerin haftet nicht für Schäden, Pflichtverletzungen, Leistungsstörungen oder sonstige Nachteile, die durch den Kandidaten verursacht werden. Dies gilt insbesondere für Fehlleistungen, Falschangaben, Compliance-Verstöße, Vermögenschäden, Pflichtverletzungen gegenüber dem Auftraggeber oder Dritten sowie für das Ausbleiben eines wirtschaftlichen, fachlichen oder persönlichen Erfolgs der Zusammenarbeit mit dem Kandidaten, soweit der Auftragnehmerin kein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten zur Last fällt.

§11 Rückzahlungsregelung

11.1 Endet der Arbeitsvertrag mit dem vermittelten Kandidaten innerhalb von acht Wochen ab Arbeitsbeginn aufgrund von Eigenkündigung des Kandidaten oder aufgrund einer einvernehmlichen Aufhebung wegen nicht ordnungsgemäßer Arbeitsleistung, zahlt die Auftragnehmerin – nach Vorlage geeigneter Nachweise – dem Auftraggeber einen Teil des bereits gezahlten Honorars nach folgender Staffelung zurück:

• Ende durch Kündigung oder Aufhebung in den ersten vier Wochen: 50 %
• Ende durch Kündigung oder Aufhebung in den Wochen fünf bis acht: 12,5 % des Honorars je nicht geleisteter voller Kalenderwoche ausgehend von der fünften Woche bis zum Ende der 8-Wochen-Frist (max. 37,5 %).

Maßgeblicher Zeitpunkt ist die tatsächliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses, nicht bereits der Ausspruch der Kündigung.

Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Rückzahlungsregelung nach 11.1 ist, dass der Auftraggeber sämtliche aus dem jeweiligen Vermittlungsauftrag fälligen, unbestrittenen Honorarforderungen vollständig beglichen hat. Wird die Zahlungsfrist nach Ziffer 6.4 nicht eingehalten und kommt der Auftraggeber einer schriftlichen Zahlungsaufforderung der Auftragnehmerin mit einer erneuten Zahlungsfrist von mindestens 5 Kalendertagen nicht nach, entfällt für den betreffenden Vermittlungsauftrag die Rückzahlungsregelung nach dieser Ziffer. Maßgeblich ist der Zahlungseingang auf dem von der Auftragnehmerin benannten Konto.

11.2 Die Rückzahlung erfolgt binnen 30 Kalendertagen nach Erhalt der einschlägigen Nachweise und Genehmigung durch die Auftragnehmerin.

11.3 Kein Anspruch besteht, wenn der Beendigungsgrund dem Auftraggeber zuzurechnen ist, bspw. aufgrund von Organisations- oder Verhaltensumständen im Verantwortungsbereich des Auftraggebers.

11.4 Der Auftraggeber zeigt die Beendigung innerhalb von fünf Kalendertagen ab Datum der Kündigung bzw. Beendigungsvereinbarung in Textform an. Nach Fristablauf entfällt der Anspruch.

11.5 Die Zahlungsverpflichtungen bleiben während der Prüfung der Rückzahlungsregelung unberührt. Ein Aufrechnungs- oder Zurückbehaltungsrecht hieraus besteht nicht.

§12 Leistungsstörungen

12.1 Der Auftragnehmerin bleibt im Verzugsfall nach Ziff. 6.5 dieser ALB die Geltendmachung von Verzugszinsen und -pauschalen nach Maßgabe der §§ 286, 288 BGB vorbehalten.

12.2 Aufrechnungs- und Zurückbehaltungsrechte des Auftraggebers bestehen nur bei unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenanspüchen. Unberührt bleibt die Geltendmachung zwingender Leistungsverweigerungsrechte, soweit diese gesetzlich nicht dispositiv eingeschränkt werden können. Die vorstehenden Beschränkungen gelten nicht, soweit die Gegenanspüche aus demselben rechtlichen Verhältnis stammen und gesetzlich unverzichtbare Einreden betreffen.

§13 Schlussbestimmungen

13.1 Es gilt deutsches Recht.

13.2 Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist – soweit zulässig – der Sitz der Auftragnehmerin.

13.3 Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt diejenige wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.